Utmaning
Många företag och organisationer lägger mycket tid och energi på att göra bra kravställningar, värdera anbuden och förhandla med leverantörerna för att få ett så bra avtal som möjligt.
Men sedan då? För att vara säker på att leverantören verkligen levererar det som avtalats enligt villkoren så måste avtalet följas upp och då blir det ofta krångligare.
En organisation som märkt av det är Lidingö kommun.
- Jag har tjatat i flera år om att det saknas ett bra system och rutin för avtalsuppföljning.
Vi har istället varit tvungna att manuellt lägga över information om våra krav in i Excel-dokument, vilket varit tidsödande plus att det alltid finns risk för att man gör något misstag vid överföringen, säger Adriana Buzea upphandlingschef på Lidingö stad.
Det som Adriana Buzea efterlyste var en lösning som var integrerad med upphandlingssystemet och där alla krav automatiskt fördes över till ett verktyg för avtalsuppföljning.
Lösning
För att komma till rätta med problemet har Lidingö kommun testat ett helt nytt verktyg för just avtalsuppföljning, Mercell CLM. Det är ett molnbaserat verktyg som automatiskt tar relevant information från upphandlingssystemet och för över det till avtalsuppföljningen.
Informationen som kan hanteras i systemet kan vara allt från kostnaden på avtalet, leveransprecision och antal reklamationer till hur nöjda användarna är med leveransen.
Ingen manuell hantering behövs för dataöverföringen och till skillnad från exempelvis Excel har Mercell CLM funktioner som är specialutvecklade för just avtalsuppföljning.
Till exempel går det att bestämma vilka krav som ska följas upp. Det är ju inte säkert att precis alla krav är viktiga att följa upp kontinuerligt och då får användarna bara upp en lista på de krav som verkligen måste kontrolleras.
De krav som ställs i elektroniska förfrågningsunderlag kan automatiskt märkas för uppföljning och automatiskt generera uppföljningsplaner. Några krav kanske man ska följa upp med leverantören varje kvartal för att se att de efterlevs medan andra kanske bara behöver kontrolleras varje år.
Användarna får upp tidslinjer som visar vad de behöver göra och när, så att ingen missar en viss uppföljning.
Det finns också information om vem som ansvarar för uppföljningen så att det inte riskerar att hamna mellan stolarna. I och med att all information om uppföljningen av varje avtal nu finns samlat på ett ställe kan man dessutom vara säker på att dokumentationen finns kvar. Det kan annars vara ett problem att personal slutar och det visar sig att mycket av dokumentation för avtalet de ansvarade för fanns i deras mailbox som inte längre finns kvar eller i någon fil som ingen vet var den ligger.